Mikä on WhatsApp ja miten se toimii?

Älypuhelinten myötä WhatsApp on saanut vankan jalansijan viestintäkanavana. Sen viestintäkeinojen valikoimasta löytyy jokaiselle jotakin. Yritykset vasta tutustuvat WhatsAppin tarjoamiin mahdollisuuksiin. Sovelluksen potentiaalia ei kannata jättää käyttämättä!

WhatsApp lyhyesti   

Mikä on WhatsApp? WhatsApp Messenger, tuttavallisemmin pelkkä WhatsApp, on internetiä käyttävä pikaviestisovellus ja sosiaalisen median kanava. Viestit voivat sisältää tekstiä, tiedostoja, ääntä, videoita, kuvia tai vaikka sijaintisi kartalla. Lisäksi voit soittaa sovelluksella ilmaisia ääni- ja videopuheluita datayhteyden voimin.

Metan (ent. Facebook) omistama WhatsApp on yksi maailman suosituimmista sovelluksista, ja viime vuonna ladatuin Android-sovellus. Se toimii yli 180 maassa ja sillä on maailmanlaajuisesti yli 2 miljardia käyttäjää, joista noin 300 miljoonaa käyttää sovellusta päivittäin.

WhatsApp on siis ilmainen sovellus, jonka voit ladata Android-laitteille Google Playsta ja Applen laitteille App Storesta. Sovelluksen voit asentaa myös tietokoneelle, joka on varsinkin yrityskäytössä erittäin hyödyllinen ominaisuus.

Emoyhtiö Metaan kuuluvat WhatsAppin lisäksi myös Facebook, Facebook Messenger ja Instagram.

Ääni- ja videopuhelut

WhatsApp-puhelut toimivat myös silloin, kun puhelimessa ei ole kuuluvuutta, jos puhelimessa toimii kuitenkin internetyhteys. 

Videopuheluita on mahdollista soittaa yhdessä jopa kahdeksan hengen ryhmän kesken.

WhatsAppin hyödyt yritykselle:

• Nopeus ja mutkattomuus verrattuna sähköpostitse käytävään kirjeenvaihtoon.
• Asiakkaat voivat helposti lähettää asiaan liittyviä tiedostoja suoraan puhelimestaan. 
• Asiakkaat voivat ketterästi aloittaa keskustelun ja palata palvelutapahtumaan silloin, kun heille sopii. 
• Asiakaspalvelijat voivat tehokkaasti käsitellä useita asiakastilanteita samanaikaisesti. 
• Mahdollisuus perustaa viestiryhmiä esimerkiksi eri asiakassegmenteille.
• Mahdollisuus lähettää asiakkaille hyödyllisiä tiedotuksia ja muistutuksia.
• Sijainnin ilmoittaminen navigoitavan kartan avulla.
• WhatsApp Business -sovelluksessa on mahdollista:
  • Toivottaa asiakkaan tervetulleeksi keskusteluun automaattisella aloitusviestillä.
  • Ohjelmoida nopeat vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin.
  • Asettaa poissaoloviestin silloin, kun ei ole tavoitettavissa.
  • Kerätä välitöntä asiakaspalautetta yhteydenoton jälkeen.
  • Hyödyntäminen tilaus- ja varausalustana on kustannustehokasta.

WhatsAppin hyödyntäminen markkinoinnissa

WhatsApp sopii parhaiten uskollisten asiakkaiden kanssa viestintään. Uusien asiakkaiden tavoittamisessa WhatsApp-viestintä saatetaan helposti kokea roskapostina.

WhatsApp mahdollistaa videoiden, esitteiden, katalogien ja muiden mainossisältöjen sekä kiinnostavan tiedon jakamisen asiakkaille.

Tiedostot voivat olla kooltaan maksimissaan 100 megatavua (Mt).

WhatsApp Business & WhatsApp Business API

Ominaisuuksiensa puolesta WhatsApp sopii erittäin hyvin yrittäjien sekä pienten ja keskisuurten yritysten käyttöön.

WhatsApp Business on suunniteltu nimenomaan pienyrittäjiä ajatellen.

Isoille yrityksille, joille tulee paljon yhteydenottoja, pikaviestityyppinen viestintäkanava saattaa aiheuttaa haasteita viestien käsittelyssä ja asettaa haasteita persoonallisena pysymisessä. WhatsApp Business API on tarkoitettu keskikokoisten ja isojen yritysten viestintätarkoituksiin.

Ryhmäkeskustelut

Ryhmäkeskusteluilla voit viestitellä helposti useamman ihmisen kanssa samassa keskustelussa. Ryhmälle saa lisättyä oman profiilikuvan ja nimen.

Ryhmän asetuksia pääsee muokkaamaan klikkaamalla ylhäältä ryhmän nimeä. Ryhmän perustaja on pääkäyttäjä (engl. Admin), joka voi lisätä tai poistaa henkilöitä ryhmästä. Pääkäyttäjä voi halutessaan jakaa oikeuden myös muille käyttäjille.

Broadcast-listoilla voit lähettää massaviestejä

Broadcast-listojen avulla on mahdollista viestittää kerrallaan maksimissaan 256 kontaktille, mutta listoja voit toki luoda useita.

Voit myös segmentoida Broadcast-listat asiakasryhmien mukaan perustuen esimerkiksi eri demografisiin ominaisuuksiin. Tämä mahdollistaa personoidumpien viestien lähettämisen.

Broadcast-listoilla olevat vastaanottajat saavat yrityksen viestin vain, jos he ovat tallentaneet lähettäjän eli yrityksen numeron puhelimensa yhteystietoihin.

Broadcast-listalla olevat eivät näe toistensa viestejä.

10 vinkkiä, kuinka käyttää WhatsAppia markkinoinnissa:

1. Henkilökohtaisen myynnin tekeminen keskustelemalla asiakkaan kanssa kahden kesken WhatsApp-viestein tai -puheluin.
2. Sovelluksen käyttäminen asiakastuki- ja asiakaspalvelukanavana.
3. Käyttäminen asiakaspalautekanavana.
4. Voit viestittää asiakkaalle liiketilan sijainnin sijaintitoiminnolla, mikä tulee asiakkaan WhatsAppiin navigoitavan kartan muodossa.
5. Tuotteiden mainostaminen Tilapäivitys-ominaisuudella esimerkiksi jakamalla tekstejä, kuvia ja videoita, jotka poistuvat 24 tunnin kuluttua.
6. Tilapäivitysten ohessa sijaintitoiminnon avulla voit myös ilmoittaa lyhytkestoisista alennusmyynneistä jossakin tietyssä paikassa.
7. Luomalla WhatsApp-ryhmiä perustuen asiakkaiden kiinnostuksen kohteisiin voi yritys laittaa ryhmäkeskusteluihin:
   • kohdennettuja tarjouksia, kampanjoita, arvontoja ja kilpailuja
   • hyödyllisiä vinkkejä ja linkkejä
   • kuvia ja videoita herättämään kiinnostusta ja keskustelua
8. Luomalla erilaisia ryhmiä sovellusta voi myös hyödyntää tapaamisten tai tapahtumien organisoimisessa.
9. Käyttämällä Broadcast-listoja viesti menee kaikille listaan kuuluville, mutta kukaan ei näe toistensa viestejä. Broadcast-listoja käyttäen on mahdollista:
   • lähettää asiakkaille muistutuksia erityisistä alennuksista tai tulevista tapahtumista.
   • tehdä mielipidekyselyitä ja markkinatutkimusta.
10. WhatsApp Business -sovelluksessa automatisoitujen viestien hyödyntäminen:
    • Asiakkaan toivottaminen tervetulleeksi keskusteluun automaattisella aloitusviestillä.
    • Nopeat vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin.
    • Poissaoloviesti silloin, kun ei ole tavoitettavissa.
    • Välittömän asiakaspalautteen kerääminen yhteydenoton jälkeen.
    • Hyödyntäminen tilaus- ja varausalustana.

WhatsApp Suomessa

4,8 milj. suomalaista eli 88 % väestöstä käyttää WhatsAppia. Pikaviestipalvelu onkin noussut Suomen suosituimmaksi sosiaaliseksi kanavaksi.

Kuitenkin vain 1 % WhatsAppin suomalaisista käyttäjistä hyödyntää sovellusta brändien ja yritysten seurantaan. Syy lienee siinä, että vasta hyvin harvat yritykset ovat hyödyntäneet WhatsAppia palvelukanavana tai sosiaalisen median markkinoinnissa. Tässä hyvä vinkki edelläkävijä yrityksille.

WhatsApp-kikkoja & WhatsAppin piilotetut ominaisuudet

1. Tekstin kursivointi, lihavointi ja yliviivaus

• Kursivoi lisäämällä valitsemasi tekstin alkuun ja loppuun alaviiva (_).
• Lihavoi lisäämällä valitsemasi tekstin alkuun ja loppuun tähtimerkki (*).
• Yliviivaa lisäämällä valitsemasi tekstin alkuun ja loppuun aaltoviivamerkki (~).

2. WhatsApp-merkit viestin alareunassa:

• Harmaa kellosymboli: Viesti ei ole vielä lähtenyt omasta puhelimestasi eteenpäin.
• Yksi harmaa väkänen: Viesti ei ole vielä edennyt vastaanottajan puhelimeen.
• Kaksi harmaata väkästä: Viesti toimitettu, muttei luettu (tai vastaanottajalla ei ole lukukuittauksia päällä).
• Kaksi sinistä väkästä: Vastaanottoja lukenut viestin.

3. Viestin poisto

WhatsApp-viestin poisto sekä itseltä että vastaanottajalta on mahdollista tehdä tunnin sisällä viestin lähettämisestä. Tällöin vastaanottajan puhelimeen tulee viestin tilalle ilmoitus, että viesti on poistettu.

Poistaaksesi viestin paina viestiä pitkään. Klikkaa valikosta roskakorin kuvaa ja ”Poista kaikilta”.

4. Lisää viesti suosikkeihin

Mikäli haluat tulevaisuudessa löytää jonkun viestin helposti, voit tallentaa sen suosikkeihin.

Paina kyseistä viestiä pitkään ja valitse näytölle avautuvista vaihtoehdoista tähtisymbolia. Tallennetut viestit löytyvät asetuksista.

5. Sijainnin jakaminen

Sijainti jaetaan klikkaamalla keskustelun kirjoituskentän yhteydestä löytyvää sijaintisymbolia ja valitsemalla sijainnin jaon.

6. Yksityisyysasetukset

Sovelluksen asetuksista löytyy Tili-valinnan takaa Tietosuoja-osio, missä on mahdollista muokata omia yksityisyysasetuksia, kuten sen, näkyykö paikalla olosi WhatsAppissa muille käyttäjille.

WhatsAppissa voi myös tehdä vastaanottajalistoja

Vastaanottajalistaa voi käyttää samaan tapaan kuin WhatsApp-ryhmää.

Vastaanottajalistan ja ryhmän ero on se, että listan jäsenet eivät näe toistensa yhteystietoja tai viestejä. Tämä on kätevä ominaisuus tiedottamisessa vaikkapa yhdistyksille.

Voit myös käyttää WhatsAppia tietokoneella

WhatsAppin käyttäminen tietokoneelta säästää puhelimen akkua, dataa sekä käyttäjän aikaa silloin, kun käyttäjä on valmiiksi tietokoneen ääressä.

WhatsAppin tietokoneohjelma ei ole itsenäinen sovellus, vaan se tarvitsee älypuhelimessa olevan sovelluksen. Tietokoneversiosta puuttuu joitakin ominaisuuksia, kuten video- ja äänipuhelut.

WhatsAppissa voi olla kirjautuneena vain yhdellä tietokoneella samanaikaisesti.

Tietokonesovelluksesta on mahdollista kirjautua ulos myös etänä avaamalla sovelluksen puhelimessa ja kirjautumalla siellä ulos kaikilta laitteilta.

Yhteenveto

 WhatsAppin hyödyt yritykselle:

• Nopeus ja mutkattomuus verrattuna sähköpostitse käytävään kirjeenvaihtoon.
• Asiakkaat voivat helposti lähettää asiaan liittyviä tiedostoja suoraan puhelimestaan. 
• Asiakkaat voivat ketterästi aloittaa keskustelun ja palata palvelutapahtumaan silloin, kun heille sopii. 
• Asiakaspalvelijat voivat tehokkaasti käsitellä useita asiakastilanteita samanaikaisesti. 
• Mahdollisuus perustaa viestiryhmiä esimerkiksi eri asiakassegmenteille.
• Mahdollisuus lähettää asiakkaille hyödyllisiä tiedotuksia ja muistutuksia.
• Sijainnin ilmoittaminen navigoitavan kartan avulla.
• WhatsApp Business -sovelluksessa on mahdollista:
  • Toivottaa asiakkaan tervetulleeksi keskusteluun automaattisella aloitusviestillä.
  • Ohjelmoida nopeat vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin.
  • Asettaa poissaoloviestin silloin, kun ei ole tavoitettavissa.
  • Kerätä välitöntä asiakaspalautetta yhteydenoton jälkeen.
  • Hyödyntäminen tilaus- ja varausalustana on kustannustehokasta.

Lue lisää Wikipediasta, mikä on WhatsApp.

Usein kysyttyä

Lähteitä:  

• WhatsApp
• Opinnäytetyö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu: WhatsAppin hyödyntäminen markkinoinnissa