Mikä on webinaari?

Webinaari eli verkkoseminaari

Mikä on webinaari? Webinaari eli verkkoseminaari on internetissä webinaariohjelmiston avulla toteutettu virtuaalinen tapahtuma, johon sekä esiintyjät että kohdeyleisö osallistuvat omalta tietokoneeltaan fyysisestä sijainnista riippumatta. Webinaariyleisöön voi osallistua myös tabletilta ja älypuhelimelta.

Webinaari on lähtökohtaisesti itsenäinen, virtuaalinen tapahtuma – ei fyysisen tapahtuman laajennus verkkoon, kuten vaikkapa videostriimaus.

Webinaari on tapahtuma, jonka sisältö tuotetaan ainakin suurelta osin tapahtumahetkellä. Yleisö kuulee ja näkee esiintyjien puheenvuorot reaaliajassa kuten fyysisessäkin tapahtumassa. Parhaimmillaan webinaariin liittyy läsnäolon ja osallistumisen kokemus. 

Millaista sisältöä webinaarissa kannattaa esittää?

Webinaarissa kannattaa esittää sekä ääntä että kuvaa.

Puhujan kasvojen näyttäminen on yleinen käytäntö. Lisäksi näytön jaon avulla voidaan jakaa näkyville omaa näyttöä. Näytöllä jaettava materiaali voi olla esimerkiksi PowerPoint-esitys, tiedosto, valokuva tai nettisivu.

Ennen webinaarin aloittamista – neljä vinkkiä

1. Ole paikalla n. 10 minuuttia ennen kuin webinaari alkaa varmistautuaksesi laitteiden toimivuudesta.
2. Sammuta tietokoneelta ylimääräiset ohjelmat.
3. Varmista, että mikrofoni ja kamera on kytkettynä tietokoneeseen.
4. Käytä langallista verkkoa, mikäli mahdollista.

Mitä tarvitaan webinaarin järjestämiseen?

Webinaarin järjestäminen on nykyään teknisesti melko helppoa. Kuitenkin sisällöllisesti tarvittavat asiat ovat samoja kuin järjestettäessä fyysisiä seminaareja. Esimerkiksi tapahtuman teema, ohjelma ja puheenvuorojen sisällöt suunnitellaan lähes samalla tavalla.

Laadukas viestintä

Tietokoneen ja sisällön esittämiseen käytettävien ohjelmistojen lisäksi webinaarin järjestämiseen tarvitaan jokaiselle esiintyjälle hyvälaatuinen mikrofoni. Lisäksi tarpeen voi olla USB-liitännällä varustettu videokamera.

Virtuaalinen tapahtumapaikka

Webinaarit järjestetään verkossa sijaitsevalla virtuaalisella tapatumapaikalla, joka luodaan webinaarijärjestelmän avulla. Webinaarijärjestelmän saa käyttöön tilaamalla käyttölisenssin.

Kuinka järjestää onnistunut webinaari?

Onnistunut webinaari järjestetään panostamalla niin sisältöön, markkinointiin, valmistautumiseen, esiintymiseen ja vuorovaikutukseen yleisön kanssa kuin laitteistoonkin.

Webinaarin aihe ja sisältö

Webinaarin aihe kannattaa valita huolella. Oman pääviestin välittämisen lisäksi aiheeseen liittyvien ajankohtaisten ja kohderyhmää kiinnostavien näkökulmien löytäminen on tärkeää. Markkinoinnin huolellinen suunittelu ja toteuttaminen tuo osallistujat paikalle.

Lisäksi hyvä valmistautuminen on edellytys onnistuneelle webinaarille. Mitä paremmin valmistautuu ja esittämästään aiheesta tietää, sitä vähemmän on myös esiintymisjännitystä. Mikäli kameralle puhuminen jännittää, sitä kannattaa harjoitella.

Tekniset ominaisuudet

Monet webinaarialustat tarjoavat mahdollisuuden chattiin, jonka välityksellä webinaarin pitäjät ja osallistujat voivat keskustella keskenään. Chat-ominaisuus kannattaa hyödyntää yleisön aktivoimiseksi. 

Etukäteen on hyvä varmistaa, että tietokoneessa on riittävästi tehoa pyörittämään webinaaria, jos suunnitelmissa on samanaikaisesti käyttää muita tietokoneen ohjelmia esimerkiksi diaesityksen pitämiseen.

Tekniseen toteutuksen osalta myös hyvä äänen- ja kuvanlaatu viestii osallistujille ammattimaisuudesta. Vaikka esitys olisi sisällöltään laadukasta ja mielenkiintoista seurattavaa, saattaa osallistujien olla vaikea keskittyä siihen, jos tekninen toteutus on heikko.

Valaistus

Ammattimaisen näköisen studiovalaistus voidaan saada aikaan muutaman sadan euron panostuksella laadukkaisiin videokuvausvaloihin. Päiväaikaan luonnonvalolla kuvattaessa itsensä voi sijoittaa ikkunan viereen niin, että ulkoa tuleva valo valaisee kasvot.

On kuitenkin hyvä huomioida, että liian suora auringonvalo voi ylivalottaa kasvot. Luonnonvalossa kuvatessa paras valaistus on hieman pilvisellä säällä. 

Webinaarit voidaan myös tallentaa

Mikäli webinaari on tallennettu, se voidaan jakaa jälkeenpäin osallistujien ja mahdollisesti muidenkin katseltavaksi linkin kautta. Mikäli webinaarissa oli käytössä muuta materiaalia, esimerkiksi PowerPoint-dokumentteja, myös ne voi antaa osallistujien käyttöön.

Millainen media webinaari on?

Mediana webinaari on lähempänä radiota kuin televisiota, vaikka näköyhteys esiintyjiin ja muuhun yleisöön sekä ruudulla jaettuun materiaaliin mahdollinen onkin. Puheella on webinaarin sisällön välittämisessä kuitenkin kaikkein keskeisin rooli.

Webinaarin esiintyjän sujuva suullinen esitys on yleensä tärkein asia webinaarin onnistumisen kannalta. Tyylikkäillä PowerPointi-dioilla tai muulla visuaalisella sisällöllä voi tuoda esitykselle lisäarvoa, mutta ontuvaa suullista esitystä tai huonoa äänen laatua niillä ei voi korvata.

Esiintyjän puhe ja ruudulta näytetty sisältö muodostavat yleensä suurimman osan webinaarin audiovisuaalisesta sisällöstä. Webinaarin aikana usein myös käytetään videokameraa välittämään reaaliaikaista kuvaa esiintyjästä.

Vaikka videokameraa ei käytettäisikään ei webinaarin tavoitteiden saavuttaminen silti vaarantuisi, mikäli esityksen muu sisältö vastaa yleisön odotuksiin.

Millaisia tapahtumia voi toteuttaa webinaarina?

Webinaari mahdollistaa monenlaisten tapahtumien toteuttamisen. Webinaarin pääajatuksena on, että järjestäjällä on jotain kerrottavaa ja näytettävää tietylle yleisölle. Webinaarina voi järjestää esimerkiksi koulutuksia, tiedotustilaisuuksia tai vaikkapa suoramyyntiä.

Erillisessä artikkelissa esittelmäämme sosiaalista myyntiä voidaan ajatella yhtenä uutena versiona webinaarista.

Webinaari on erinomainen areena omien yleisöjen kohtaamiseen koko ajan kehittyvässä ja globaalistuvassa ympäristössä.

Parhaat webinaarityökalut ja -ohjelmat

Parhaat webinaarityökalut ja -ohjelmat takaavat sujuvan webinaarikokemuksen. Hyvät äänen- ja kuvantoistovälineet maksimoivat laadukkaan kokemuksen ja antavat rauhan keskittyä itse sisältöön.

Parhaat webinaariohjelmistot kokoavat kaiken sen, mitä webinaarin järjestämiseen tarvitaan. Suosittuja webinaariohjelmia ovat esimerkiksi

• WebinarNinja
• Clickmeeting
• Webinarjam
• Zoom.us
• Teams
• GoToWebinar

Webinaarin hyödyt

Webinaarin hyötyjä ovat ehdottomasti osallistumismahdollisuus fyysisestä sijainnista riippumasta ja mahdollisuus osallistua internetin kautta niin tietokoneella, tabletilla kuin älypuhelimellakin.

Tapahtuman toteuttaminen webinaarina on erityisen hyvä vaihtoehto silloin, kun potentiaalinen yleisö on maantieteellisesti hajanainen. Myös silloin, kun tapahtuma pitää saada tarvittaessa toteutettua hyvin nopeasti, jopa tuntien sisällä päätöksen tekemisestä, webinaari on ketterä valinta.

Webinaari tarjoaa suurimman osan fyysisen tapahtuman hyödyistä. Tapahtuman toteuttaminen webinaarina kuitenkin vapauttaa järjestäjät fyysiseen tapahtumaan liittyvistä järjestelyistä ja niistä aiheutuvista kuluista, kuten esimerkiksi tila- ja tarjoilukuluista.

Vastaavasti myös osallistujat pääsevät mukaan ilman matkustamisesta aiheutuvaa ajankäyttöä ja kustannuksia.

Videotallenne webinaarista

Videotallenne webinaarista antaa osallistujille mahdollisuuden katsoa webinaarin uudelleen. Tallenteen voi jakaa esimerkiksi henkilökohtaisen linkin kautta.

Webinaari ja markkinointi

Webinaarin markkinointi kannattaa tehdä hyvin, jotta kohderyhmästä saa mahdollisimman monen osallistumaan. Webinaaria voi markkinoida esimerkiksi koti-, Facebook– tai Instagram-sivuilla. Pelkkä rekisteröitymislinkin jakaminen ei siis vielä takaa toivottua tulosta osallistujamäärän suhteen.

Mikäli on tarkoitus järjestää samalla kohderyhmälle useampi webinaari, voi webinaarin lopulla esitellä seuraavan webinaarin aiheen ja tarjota rekisteröitymislinkkiä.

Lue lisää webinaarista Wikipedista.

Usein kysyttyä